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Plateforme de travail collaborative : Feng Office

Image SOLUTIONS DE GESTION

Qu'est-ce que Feng Office?

Feng Office est une plateforme collaborative basée sur un ensemble intégré de logiciel et de technologies Web OpenSource qui améliore la productivité et la communication au sein des organisations. Feng Office facilite entre autres : la collaboration, les échanges d’informations et la mise en mémoire et partage des connaissances.

 

Une plate-forme de travail collaboratif est un espace de travail virtuel. C'est un outil, parfois sous la forme d'un site internet, qui centralise tous les outils liés à la conduite d'un projet, la gestion des connaissances ou au fonctionnement d'une organisation et les met à disposition des acteurs. (Source Wikipedia)

L’utilisation d’une plateforme collaborative est aussi considérée comme étant une action Éco-TIC (green TI). Elle permet entre autres de diminuer la consommation de données sur les disques réseaux et locaux, de maîtriser le nombre de documents et version en circulation dans l’organisation, de gérer le cycle de vie des éléments gérés (en cours, archive, suppression…), de faciliter les échanges entre collaborateurs, de diminuer les déplacements avec le télétravail, etc. (Source Synairgis)

SYNAIRGIS est partenaire officiel et revendeur exclusif pour le Québec du produit Feng Office. Ce qui veut dire que nous offrons les licences et soutien technique pour Feng Office, partout sur le territoire du Québec.

En plus d’offrir les licences et le support pour Feng Office, nous aidons les organisations à relever le défi d’implanter un système de plateforme collaborative Web dans leurs organisations. Nous offrons l’accompagnement pour la mise en place du produit, nous offrons aussi la formation, les manuels utilisateurs, etc. Nous pouvons aussi vous aider dans le choix d’un hébergeur Web pour installer le produit. Nous pouvons même prendre en charge votre installation Feng Office de A à Z en mode opérateur, c’est-à-dire dans un mode clé en main (SaaS) ou vous n’aurez qu’à utiliser le produit sans vous faire de soucis sur les mises à jour ou problèmes de performance !

POURQUOI FENG OFFICE ?

  • Permet de travailler plus efficacement avec vos collègues de travail, vos partenaires, vos fournisseurs et vos collaborateurs.
  • Permet de travailler dans la simplicité en partageant vos documents, courriels, contacts, liens, tâches, calendrier, etc.
  • Permet d’accéder de n’importe où, aux données de l’organisation de façon sécurisée pourvu que vous soyez connectés à Internet.
  • Permet de travailler à partir de n’importe quel poste de travail ou portable seul, un navigateur Internet est requis car il n’y a pas d’application d’installée en local.
  • Vous pouvez créer rapidement des discussions et faciliter les échanges d’information.
  • Vous devenez plus productif, car vous n’avez plus à vous soucier si vous travaillez sur la dernière version ou si quelqu’un effectue les mêmes modifications que vous.

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QUELLES SONT LES FONCTIONNALITÉS FENG OFFICE ?

Voici la liste des fonctions gérées dans Feng Office.

  1. Notes : Feng Office permet aux utilisateurs de créer des notes et de les lier ou non à d’autres objets Feng Office. Ces notes peuvent être utilisées à même titre que vous le faites avec des notes papier, c’est-à-dire pour y inscrire un rendez-vous, un rappel, un compte rendu de réunion, une séance de « brainstorming », etc.
  2. Messagerie : Feng Office peut agir en tant que client courriel pour tous les utilisateurs de votre entreprise. Feng Office fait en sorte que vous n’avez plus à transférer un élément ou mettre les collaborateurs en copie de courriel pour partager l’information ! Vos éléments courriels peuvent être gérés comme tout autre objet Feng Office, c’est-à-dire classé, partagé, commenté, archivé. Les courriels sous Feng Office offrent aussi plusieurs autres options comme créer une tâche directement à partir d’un courriel, créer des règles de courriels (module complémentaire) ou partager vos courriels avec une ou plusieurs personnes en donnant des droits de lecture et/ou écriture.
  3. Contacts : Lorsque vous sélectionnez le module contacts vous retrouvez principalement une base de données contact. Vous pouvez exporter et importer vos contacts facilement à l'aide de fichier vCard et CSV.
  4. Documents : Une des principales caractéristiques de Feng Office, c'est que non seulement vous pouvez télécharger, téléverser et partager tout type de document, mais vous pouvez aussi éditer des fichiers en ligne selon un certain niveau de degré.
  5. Calendrier : Le calendrier Feng Office permet de faire le suivi des tâches et activités entre les collaborateurs. Vous pouvez aussi synchroniser vos calendriers Google avec Feng Office.
  6. Liens Web : Le lien permet d’inscrire une adresse Internet dans Feng Office. Le lien agit à titre de signet ou de favori.
  7. Rapports : Les rapports avec Feng Office sont faits pour vous faire gagner du temps. L’utilisation des rapports est aussi souple que possible afin de traiter l’information dont vous avez besoin. Avec Feng Office vous pourrez utiliser les rapports généraux (déjà inclus dans Feng Office) ou créer un ou des rapports personnalisés.
  8. Tâches : Le module de tâche est le module le plus populaire de Feng Office. Ce module vous donne accès aux fonctions de tâches et étapes (jalons). Les tâches indiquent aux utilisateurs quoi faire, comment le faire, quand le faire ainsi que la durée pour le faire. Les étapes (jalons) indiquent aux équipes de travail QUAND une série de tâches est attendue à être livrée. Les étapes peuvent cependant aussi exister sans tâches et être utilisées uniquement comme point de repère pour indiquer des dates ou étapes importantes.
  9. Temps : Le module temps permet d'effectuer une saisie de temps sur vos tâches projets et tâches opérationnelles.
  10. Facturation de base : Feng Office offre une fonctionnalité de suivi facturation de base. Lorsque activée, cette fonction va associer un taux horaire à un utilisateur par défaut. Cette fonction permettra de comptabiliser le total des coûts liés aux intervalles de temps fait par un utilisateur, que ce soit du temps général ou du temps lié à une tâche.
  11. Workflow : C’est un des outils les plus puissants de Feng Office, si ce n’est pas le plus puissant. Les modèles Feng Office sont des outils puissants pour débuter en force les nouveaux projets. Au lieu de créer toutes les tâches à partir de zéro, vous pouvez facilement créer toutes les tâches avec très peu d’entrées, puis créer des « workflows » dans un temps record.

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COMMENT PEUT-ON CLASSER L'INFORMATION DANS FENG OFFICE ?

Feng Office permet de classer l'information de différentes façons. Il devient très facile de retrouver l'information comparément aux fichiers stockés dans des répertoires de fichiers Windows. L'information est accessible par les utilisateurs en fonction d'un système de permission attribué par l'administrateur de la plateforme à l'aide de profil utilisateur. Ce système de permission permet de contrôler qui aura accès aux différentes données et système de classification.

Feng Office peut classer l'information selon :

  1. Client et projet : Gestion et classement de l'information selon vos projets et données clients
  2. Dossier : Gestion et classement de l'information selon un système de répertoire similaire à un système de fichier Windows
  3. Espace de travail : Gestion et classement de l'information selon un système d'espace de travail virtuel collaboratif.
  4. Étiquette : Gestion et classement de l'information selon un système de mots clés, aussi appelé "tag".
  5. Contacts : Gestion et classement de l'information selon vos informations de contacts, utilisateurs et sociétés.

Nous pouvons dans Feng Office, à partir des objets porter entre autres les actions suivantes :

  • Relier les objets entre eux
  • Commenter les objets
  • Partager des discussions entre collaborateurs
  • Souscrire aux objets pour savoir quand il y a une mise à jour sur le document ou un nouveau commentaire. Le fait de « souscrire » et de « commenter » peut être vu comme étant une façon d’assurer une cohésion du cycle de vie des objets et de partager l’information comme si c’était un « blogue » ou un « mur de discussions ».

Certains objets permettent aussi d’ajouter des champs personnalisés si jamais vous voulez ajouter de nouveaux attributs.

QUELLES SONT LES MODULES COMPLÉMENTAIRES FENG OFFICE ?

  1. Module Gant : Le module Gantt est un « plug in » additionnel. Une fois installé et activé, il est possible de représenter les phases d’activités sous forme d’une structure de répartition de projet. La visualision des projets au format Gantt facilitera la gestion des ressources et leurs activités associées, ce qui permet de savoir rapidement si une ressource est disponible ou occupée.
  2. Module Messagerie avancée : Le module de messagerie avancée est un « plug in » additionnel qui permettra de créer des règles de courriels et de faire des envois massifs de courriel.
  3. Module rapport supplémentaires : Le module rapports supplémentaires de bases est un « plug in » additionnel pour sortir des rapports sur le temps des tâches et utilisateurs.
  4. Module gestion des dépenses : Le module gestion des dépenses est un « plug in » additionnel pour effectuer les suivis des dépenses et approbations liées à des budgets.
  5. Module client et projet : Le module client et projet est un « plug in » additionnel qui va permettre de créer et gérer des projets clients.

TABLEAU DES FONCTIONNALITÉS FENG OFFICE

Fonctionnalités Feng Office
Édition Communautaire Gratuite Édition Communautaire Payante
Édition Professionnelle
Édition Entreprise
Dimension espace de travail
Fonction disponible Fonction disponible Fonction disponible Fonction disponible
Dimension projet
Fonction non disponible Fonction non disponible Fonction disponible Fonction disponible
Dimension client
Fonction non disponible Fonction non disponible Fonction disponible Fonction disponible
Dimension étiquette (tag)
Fonction disponible Fonction disponible Fonction disponible Fonction disponible
Documents
Fonction disponible Fonction disponible Fonction disponible Fonction disponible
Notes
Fonction disponible Fonction disponible Fonction disponible Fonction disponible
Calendrier
Fonction disponible Fonction disponible Fonction disponible Fonction disponible
Contacts
Fonction disponible Fonction disponible Fonction disponible Fonction disponible
Tâches de base
Fonction disponible Fonction disponible Fonction disponible Fonction disponible
Tâches au format Gantt
Fonction non disponible Fonction non disponible Fontion optionnelle Fonction disponible
Création de tâches automatisées
Fonction disponible Fonction disponible Fonction disponible Fonction disponible
Dépendances entre les tâches
Fonction non disponible Fonction non disponible Fonction disponible Fonction disponible
Messagerie de base
Fontion optionnelle Fontion optionnelle Fontion optionnelle Fonction disponible
Messagerie fonction avancée
Fonction non disponible Fonction non disponible Fontion optionnelle Fonction disponible
Rapport de base
Fonction disponible Fonction disponible Fonction disponible Fonction disponible
Rapport fonction avancée
Fonction non disponible Fonction non disponible Fonction disponible Fonction disponible
Abonnements, alertes et rappels
Fonction disponible Fonction disponible Fonction disponible Fonction disponible
Gestion du temps
Fonction disponible Fonction disponible Fonction disponible Fonction disponible
Accès par téléphone intelligent (html5)
Fonction non disponible Fontion optionnelle Fontion optionnelle Fonction disponible
Gestion des dépenses
Fonction non disponible Fonction non disponible Fonction non disponible Fonction disponible

TABLEAU DU SOUTIEN ET MAINTENANCE FENG OFFICE

Soutien et maintenance Feng Office
Édition Communautaire Gratuite Édition Communautaire Payante
Édition Professionnelle
Édition Entreprise
Wiki et forum de discussion
Fonction disponible Fonction disponible Fonction disponible Fonction disponible
Manuel de l'utilisateur
Fonction disponible Fonction disponible Fonction disponible Fonction disponible
Manuel de l'administrateur
Fonction disponible Fonction disponible Fonction disponible Fonction disponible
Guide d'exercices pratiques
Fonction non disponible Fontion optionnelle Fonction disponible Fonction disponible
Installation initiale
Fonction non disponible Fonction disponible Fonction disponible Fonction disponible
Mise à jour annuelle
Fonction non disponible Fonction disponible Fonction disponible Fonction disponible
Soutien par système de billeterie Web Fonction non disponible Fonction disponible Fonction disponible Fonction disponible

Légende des icônes : Fonction disponible Inclus Fontion optionnelle Optionnel Fonction non disponible Non disponible

 

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SYNAIRGIS peut vous aider pour l'implantation complète du logiciel, son hébergement ou encore l'organisation de votre projet de mise en oeuvre d'une démarche collaborative et de gestion documentaire.

Consultez les différents services offerts et n'hésitez pas à nous contacter au 514 842 8014 ou encore par courriel à l'adresse : fengoffice@synairgis.com